Nachnutzung

Grundsätzliche Idee bei der Umsetzung des OZG ist eine arbeitsteilige Vorgehensweise. Das heißt: Nicht jedes Bundesland oder gar jede Kommune soll sich individuell Gedanken über die Digitalisierung aller Verwaltungsleistungen machen, sondern verschiedene Bundesländer übernehmen die Verantwortung für unterschiedliche OZG-Leistungen (Themenfelder-Konzept). Durch jedes Themenfeld bzw. das federführende Bundesland werden digitale Lösungen konzipiert, entwickelt und pilotiert. Diese Lösungen sollen dann durch andere Bundesländer und deren Kommunen mit- und nachgenutzt werden können.

Die Mit- bzw. Nachnutzung der in den Themenfeldern entwickelten Lösungen kann nun auf verschiedene Art und Weise erfolgen. Grundsätzlich werden drei Modelle unterschieden:

Grundsätzliche Idee bei der Umsetzung des OZG ist eine arbeitsteilige Vorgehensweise. Das heißt: Nicht jedes Bundesland oder gar jede Kommune soll sich individuell Gedanken über die Digitalisierung aller Verwaltungsleistungen machen, sondern verschiedene Bundesländer übernehmen die Verantwortung für unterschiedliche OZG-Leistungen (Themenfelder-Konzept). Durch jedes Themenfeld bzw. das federführende Bundesland werden digitale Lösungen konzipiert, entwickelt und pilotiert. Diese Lösungen sollen dann durch andere Bundesländer und deren Kommunen mit- und nachgenutzt werden können.

Die Mit- bzw. Nachnutzung der in den Themenfeldern entwickelten Lösungen kann nun auf verschiedene Art und Weise erfolgen. Grundsätzlich werden drei Modelle unterschieden:

Abbildung Modelle der OZG-Nachnutzung
© BMI

Umsetzungsmodell A – Einer für alle

Bei Modell A wird die in den Themenfeldern konzipierte Lösung zentral durch ein federführendes Bundesland entwickelt und betrieben und kann durch andere Länder und deren Kommunen mitgenutzt werden. Hierfür werden zwischen den interessierten Ländern Verwaltungsabkommen mit Regelungen zur Projektstruktur, der Kostenaufteilung und des zu beauftragenden IT-Dienstleisters geschlossen. Für die einzelne Kommune ergeben sich lediglich örtliche Anpassungsaufwände (z. B. Sicherstellung des Anschlusses an die mitnutzbare Lösung, Überarbeitung interner Prozesse etc.).

Abbildung Modelle der OZG-Nachnutzung
© BMI

Umsetzungsmodell A – Einer für alle

Bei Modell A wird die in den Themenfeldern konzipierte Lösung zentral durch ein federführendes Bundesland entwickelt und betrieben und kann durch andere Länder und deren Kommunen mitgenutzt werden. Hierfür werden zwischen den interessierten Ländern Verwaltungsabkommen mit Regelungen zur Projektstruktur, der Kostenaufteilung und des zu beauftragenden IT-Dienstleisters geschlossen. Für die einzelne Kommune ergeben sich lediglich örtliche Anpassungsaufwände (z. B. Sicherstellung des Anschlusses an die mitnutzbare Lösung, Überarbeitung interner Prozesse etc.).

  • + Vorteile des Modells A

    Vorteil des Modells A ist, dass es für alle Beteiligten insgesamt kostengünstiger ist (Kostenaufteilung zwischen den Ländern, ggfs. Fördermittel), da keine eigenen Ressourcen für die Entwicklung und für den Betrieb vorgehalten werden müssen und die konzipierten Lösungen im Rahmen sogenannter Digitalisierungslabore bereits mit Praktikerinnen und Praktikern sowie Nutzerinnen und Nutzern getestet wurden.

    Vorteil des Modells A ist, dass es für alle Beteiligten insgesamt kostengünstiger ist (Kostenaufteilung zwischen den Ländern, ggfs. Fördermittel), da keine eigenen Ressourcen für die Entwicklung und für den Betrieb vorgehalten werden müssen und die konzipierten Lösungen im Rahmen sogenannter Digitalisierungslabore bereits mit Praktikerinnen und Praktikern sowie Nutzerinnen und Nutzern getestet wurden.

  • - Nachteile des Modells A

    Nachteil des Modells A ist, dass die Anbindung an eine zentrale Lösung durch diverse Abstimmungsprozesse zwischen den Ländern länger dauern kann und die Entscheidung zur konkreten, inhaltlichen Gestaltung des Online-Antrags nur gemeinsam mit den projektbeteiligten Ländern erfolgen kann.

    Nachteil des Modells A ist, dass die Anbindung an eine zentrale Lösung durch diverse Abstimmungsprozesse zwischen den Ländern länger dauern kann und die Entscheidung zur konkreten, inhaltlichen Gestaltung des Online-Antrags nur gemeinsam mit den projektbeteiligten Ländern erfolgen kann.

Wie können Sie nun vorgehen, wenn bereits in einem Themenfeld eine Verwaltungsleistung digitalisiert wurde und Sie diese nachnutzen möchten?

Jedes Ministerium in Brandenburg besitzt eine eigene OZG-Ansprechpartnerin oder einen eigenen OZG-Ansprechpartner für die dort jeweils fachlich verantwortlichen Verwaltungsleistungen. Streben Sie zum Beispiel als Kommune an, das Wohngeldverfahren zu digitalisieren und online anzubieten, müssen Sie Ihr Interesse gegenüber dem OZG-Koordinator des Ministeriums für Infrastruktur und Landesplanung des Landes Brandenburg (MIL) anzeigen.

Die zentrale Aufgabe der zuständigen OZG-Koordinatorin bzw. des zuständigen OZG-Koordinators ist es dann, die Nachnutzungsmöglichkeit mit dem zuständigen bundesweiten Themenfeldfederführer zu klären, das Interesse des Landes an einer Mitnutzung beim Federführer anzumelden, die Frage der Kostentragung zu klären und die Kommunen u. a. über die Ergebnisse zu informieren und mit dem federführenden Bundesland die weitere Vorgehensweise zu besprechen. In diesen Fällen würden Kommunen also eine über das Land vermittelte zentral betriebene Lösung mitnutzen.

  • Hinweis: Auf das Nachnutzungsmodell B wird nicht näher eingegangen, da aktuell bundesweit hierzu wenig Informationen vorliegen und es an Praxisbeispielen mangelt.

Wie können Sie nun vorgehen, wenn bereits in einem Themenfeld eine Verwaltungsleistung digitalisiert wurde und Sie diese nachnutzen möchten?

Jedes Ministerium in Brandenburg besitzt eine eigene OZG-Ansprechpartnerin oder einen eigenen OZG-Ansprechpartner für die dort jeweils fachlich verantwortlichen Verwaltungsleistungen. Streben Sie zum Beispiel als Kommune an, das Wohngeldverfahren zu digitalisieren und online anzubieten, müssen Sie Ihr Interesse gegenüber dem OZG-Koordinator des Ministeriums für Infrastruktur und Landesplanung des Landes Brandenburg (MIL) anzeigen.

Die zentrale Aufgabe der zuständigen OZG-Koordinatorin bzw. des zuständigen OZG-Koordinators ist es dann, die Nachnutzungsmöglichkeit mit dem zuständigen bundesweiten Themenfeldfederführer zu klären, das Interesse des Landes an einer Mitnutzung beim Federführer anzumelden, die Frage der Kostentragung zu klären und die Kommunen u. a. über die Ergebnisse zu informieren und mit dem federführenden Bundesland die weitere Vorgehensweise zu besprechen. In diesen Fällen würden Kommunen also eine über das Land vermittelte zentral betriebene Lösung mitnutzen.

  • Hinweis: Auf das Nachnutzungsmodell B wird nicht näher eingegangen, da aktuell bundesweit hierzu wenig Informationen vorliegen und es an Praxisbeispielen mangelt.

Umsetzungsmodell C – lokaler Betrieb und lokale Entwicklung

Grundsätzlich existiert für die federführenden Bundesländer zwar eine Verpflichtung, nachnutzbare Lösungen zu entwickeln. Diese müssen aber nicht in Form des Modells A angeboten werden. Das „Modell C“ sieht vor, dass der Federführer nur sogenannte Datenfeld- und Prozessinformationen in standardisierter Form für den Online-Antrag bereitstellt, auf deren Basis andere Bundesländer oder Kommunen eigene Lösungen nachbauen können.

Unter „Datenfeldinformationen“ werden die kleinsten logischen Einheiten eines Formulars oder Online-Antrags verstanden, die die Bürgerinnen und Bürger oder Unternehmen bei der Beantragung einer Verwaltungsleistung ausfüllen müssen, beispielsweise Datenfelder wie „Vorname“, „Nachname“, „Geburtsdatum“, „Wohnort“ etc. Die Datenfelder variieren je nach Verwaltungsleistung und entsprechender Fachgesetzgebung. Beispiel: Für die Beantragung der Verwaltungsleistung „Aufenthaltstitel“ müssen laut Aufenthaltsgesetz u. a. Informationen über die derzeitigen Einkünfte (Datenfeld „Einkommen“) eingeholt werden. Für die Verwaltungsleistung „Immatrikulation an einer Hochschule“ wird dies wiederum nicht verlangt; hier sind ganz andere Datenfelder von Belang wie beispielsweise „Datum der erworbenen Hochschulzugangsberechtigung“, „Abiturnote“ etc.

Unter „Prozessinformationen“ sind Verwaltungsabläufe zu verstehen, die sich aus Rechts- und Verwaltungsvorschriften ergeben. Der Begriff des Verwaltungsablaufs umfasst zugleich auch Verwaltungsverfahren gemäß § 9 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG). Jede der 575 Verwaltungsleistungen verursacht qua individueller Fachgesetzgebung und Fachverwaltungsvorschrift – ob nun analog oder digital – eigene Abläufe. Dabei ist zu bedenken, dass verwaltungsinterne Prozesse je nach Bundesland – oder gar je nach Behörde – ganz unterschiedlich sein können. Daher werden die Themenfeldfederführer anderen Ländern und Kommunen nur „Muster-Ablaufpläne“ bereitstellen können, die sodann ans eigene Landes- und Satzungsrecht oder an eigene Behördenabläufe angepasst werden müssen.

Insbesondere für Verwaltungsleistungen, die durch die Landes- und Kommunalebene unterschiedlich gesetzlich geregelt werden, wird die Option einer Mitnutzung im Sinne des Modells A schwierig sein, da landes- und kommunalrechtlich unterschiedliche Ausgangslangen der Leistungserbringung existieren. Bezüglich dieser Leistungen, aber auch solcher Leistungen, bei denen durch die Themenfelder keine Mitnutzung durch das Modell A angeboten wird, existieren verschiedene Optionen:

Umsetzungsmodell C – lokaler Betrieb und lokale Entwicklung

Grundsätzlich existiert für die federführenden Bundesländer zwar eine Verpflichtung, nachnutzbare Lösungen zu entwickeln. Diese müssen aber nicht in Form des Modells A angeboten werden. Das „Modell C“ sieht vor, dass der Federführer nur sogenannte Datenfeld- und Prozessinformationen in standardisierter Form für den Online-Antrag bereitstellt, auf deren Basis andere Bundesländer oder Kommunen eigene Lösungen nachbauen können.

Unter „Datenfeldinformationen“ werden die kleinsten logischen Einheiten eines Formulars oder Online-Antrags verstanden, die die Bürgerinnen und Bürger oder Unternehmen bei der Beantragung einer Verwaltungsleistung ausfüllen müssen, beispielsweise Datenfelder wie „Vorname“, „Nachname“, „Geburtsdatum“, „Wohnort“ etc. Die Datenfelder variieren je nach Verwaltungsleistung und entsprechender Fachgesetzgebung. Beispiel: Für die Beantragung der Verwaltungsleistung „Aufenthaltstitel“ müssen laut Aufenthaltsgesetz u. a. Informationen über die derzeitigen Einkünfte (Datenfeld „Einkommen“) eingeholt werden. Für die Verwaltungsleistung „Immatrikulation an einer Hochschule“ wird dies wiederum nicht verlangt; hier sind ganz andere Datenfelder von Belang wie beispielsweise „Datum der erworbenen Hochschulzugangsberechtigung“, „Abiturnote“ etc.

Unter „Prozessinformationen“ sind Verwaltungsabläufe zu verstehen, die sich aus Rechts- und Verwaltungsvorschriften ergeben. Der Begriff des Verwaltungsablaufs umfasst zugleich auch Verwaltungsverfahren gemäß § 9 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG). Jede der 575 Verwaltungsleistungen verursacht qua individueller Fachgesetzgebung und Fachverwaltungsvorschrift – ob nun analog oder digital – eigene Abläufe. Dabei ist zu bedenken, dass verwaltungsinterne Prozesse je nach Bundesland – oder gar je nach Behörde – ganz unterschiedlich sein können. Daher werden die Themenfeldfederführer anderen Ländern und Kommunen nur „Muster-Ablaufpläne“ bereitstellen können, die sodann ans eigene Landes- und Satzungsrecht oder an eigene Behördenabläufe angepasst werden müssen.

Insbesondere für Verwaltungsleistungen, die durch die Landes- und Kommunalebene unterschiedlich gesetzlich geregelt werden, wird die Option einer Mitnutzung im Sinne des Modells A schwierig sein, da landes- und kommunalrechtlich unterschiedliche Ausgangslangen der Leistungserbringung existieren. Bezüglich dieser Leistungen, aber auch solcher Leistungen, bei denen durch die Themenfelder keine Mitnutzung durch das Modell A angeboten wird, existieren verschiedene Optionen:

  • Option 1

    Bei Verwaltungsleistungen, die auf Bundes- und Landesrecht beruhen: Zuständige Ministerien sollen gemeinsam mit den Vollzugsbehörden (z. B. Kommunen) Online-Leistungen projektieren mit dem Ziel, eine landesweite Umsetzungslösung zu erreichen (ggfs. gemeinsame Entwicklung und gemeinsamer Betrieb).

    Bei Verwaltungsleistungen, die auf Bundes- und Landesrecht beruhen: Zuständige Ministerien sollen gemeinsam mit den Vollzugsbehörden (z. B. Kommunen) Online-Leistungen projektieren mit dem Ziel, eine landesweite Umsetzungslösung zu erreichen (ggfs. gemeinsame Entwicklung und gemeinsamer Betrieb).

  • Option 2

    Bei rein kommunalen Verwaltungsleistungen (gleiches gilt für weitere Körperschaften des öffentlichen Rechts): Eigenständige Verantwortung für die Digitalisierung von Online-Leistungen. Hierbei tritt der Vernetzungsgedanke in den Blickpunkt. Um Ressourcen und Zeit zu sparen, empfehlen wir, sich mit anderen Kommunen zu vernetzen, um gemeinsam Online-Leistungen zu projektieren und zu nutzen. Eine solche unterstützende interkommunale Kooperation stellt beispielsweise der Zweckverband Digitale Kommunen Brandenburg (DIKOM) dar. Darüber hinaus hat der gemäß § 15 BbgEGovG eingerichtete IT-Rat des Landes Brandenburg das Ministerium des Innern und für Kommunales in seinem Beschluss 2020/3 gebeten, den Ausbau des Brandenburgischen IT-Dienstleisters (ZIT-BB) zu einem Kompetenzzentrum für die operative Koordinierung und gemeinsame Umsetzung von E-Government und des OZG durchzuführen. Die Unterstützungs- und Beratungskapazitäten sollen danach unter Berücksichtigung der finanziellen und personellen Ressourcenlage sukzessive bereitgestellt werden.

    Bei rein kommunalen Verwaltungsleistungen (gleiches gilt für weitere Körperschaften des öffentlichen Rechts): Eigenständige Verantwortung für die Digitalisierung von Online-Leistungen. Hierbei tritt der Vernetzungsgedanke in den Blickpunkt. Um Ressourcen und Zeit zu sparen, empfehlen wir, sich mit anderen Kommunen zu vernetzen, um gemeinsam Online-Leistungen zu projektieren und zu nutzen. Eine solche unterstützende interkommunale Kooperation stellt beispielsweise der Zweckverband Digitale Kommunen Brandenburg (DIKOM) dar. Darüber hinaus hat der gemäß § 15 BbgEGovG eingerichtete IT-Rat des Landes Brandenburg das Ministerium des Innern und für Kommunales in seinem Beschluss 2020/3 gebeten, den Ausbau des Brandenburgischen IT-Dienstleisters (ZIT-BB) zu einem Kompetenzzentrum für die operative Koordinierung und gemeinsame Umsetzung von E-Government und des OZG durchzuführen. Die Unterstützungs- und Beratungskapazitäten sollen danach unter Berücksichtigung der finanziellen und personellen Ressourcenlage sukzessive bereitgestellt werden.