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Digitalisierung von Verwaltungsleistungen

Symbolbild Digitalisierung von Verwaltungsleistungen - Person mit Smartphone und Formular in der Hand
© svetazi – stock.adobe.com

Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) wurden die Weichen für eine moderne, digitale und bürgerfreundliche Verwaltung geschaffen: Alle Verwaltungen von Bund, Ländern und Kommunen sind verpflichtet, bis Ende des Jahres 2022 ihre Verwaltungsleistungen auch komplett online und medienbruchfrei Bürgerinnen und Bürgern sowie der Wirtschaft anzubieten. Hierfür müssen ca. 575 Verwaltungsleistungen für die Öffentlichkeit und Wirtschaft digitalisiert werden.

Für eine effiziente Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes wurden die 575 Verwaltungsleistungen zur arbeitsteiligen Planung und ggfs. Digitalisierung auf 14 sogenannte „Themenfelder“ zwischen Bund, Ländern und Kommunen aufgeteilt.

Symbolbild Digitalisierung von Verwaltungsleistungen - Person mit Smartphone und Formular in der Hand
© svetazi – stock.adobe.com

Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) wurden die Weichen für eine moderne, digitale und bürgerfreundliche Verwaltung geschaffen: Alle Verwaltungen von Bund, Ländern und Kommunen sind verpflichtet, bis Ende des Jahres 2022 ihre Verwaltungsleistungen auch komplett online und medienbruchfrei Bürgerinnen und Bürgern sowie der Wirtschaft anzubieten. Hierfür müssen ca. 575 Verwaltungsleistungen für die Öffentlichkeit und Wirtschaft digitalisiert werden.

Für eine effiziente Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes wurden die 575 Verwaltungsleistungen zur arbeitsteiligen Planung und ggfs. Digitalisierung auf 14 sogenannte „Themenfelder“ zwischen Bund, Ländern und Kommunen aufgeteilt.

Themenfeldplanung

Die Umsetzung der OZG-Leistungen erfolgt in 14 Themenfeldern (Stand: 18.02.2022).

Themenfeld Bund Übergreifende Koordination (Federführung / Mitarbeit)
Arbeit & Ruhestand BMAS Nordrhein-Westfalen (FF), Hessen (MA)
Bauen & Wohnen BMI Mecklenburg-Vorpommern (FF), Bayern (MA), Hessen (MA), Hamburg (MA), Rheinland-Pfalz (MA)
Bildung BMBF Sachsen-Anhalt (FF), Nordrhein-Westfalen (MA)
Ein- & Auswanderung AA / BMI Brandenburg (FF), Hessen (MA), Nordrhein-Westfalen (MA)
Engagement & Hobby BMI Kommunale Spitzenverbände (FF), Nordrhein-Westfalen (FF)
Familie & Kind BMFSFJ Bremen (FF), Hessen (MA)
Forschung & Förderung BMI Bayern (FF), Sachsen (MA)
Gesundheit BMG Niedersachsen (FF)
Mobilität & Reisen BMDV Hessen (FF), Baden-Württemberg (FF)
Querschnittsleistungen BMI Berlin (FF), Brandenburg (MA), Hamburg (MA), Thüringen (MA)
Recht & Ordnung BMJ / BMI
Sachsen (FF)
Steuern & Zoll BMF Hessen (FF), Thüringen (MA)
Umwelt BMUV Schleswig-Holstein (FF), Rheinland-Pfalz (FF), Nordrhein-Westfalen (MA)
Unternehmensführung & -entwicklung BMWK Hamburg (FF), Bremen (MA), Nordrhein-Westfalen (MA), Thüringen (MA)

© BMI 2022

Die Umsetzung der OZG-Leistungen erfolgt in 14 Themenfeldern (Stand: 18.02.2022).

Themenfeld Bund Übergreifende Koordination (Federführung / Mitarbeit)
Arbeit & Ruhestand BMAS Nordrhein-Westfalen (FF), Hessen (MA)
Bauen & Wohnen BMI Mecklenburg-Vorpommern (FF), Bayern (MA), Hessen (MA), Hamburg (MA), Rheinland-Pfalz (MA)
Bildung BMBF Sachsen-Anhalt (FF), Nordrhein-Westfalen (MA)
Ein- & Auswanderung AA / BMI Brandenburg (FF), Hessen (MA), Nordrhein-Westfalen (MA)
Engagement & Hobby BMI Kommunale Spitzenverbände (FF), Nordrhein-Westfalen (FF)
Familie & Kind BMFSFJ Bremen (FF), Hessen (MA)
Forschung & Förderung BMI Bayern (FF), Sachsen (MA)
Gesundheit BMG Niedersachsen (FF)
Mobilität & Reisen BMDV Hessen (FF), Baden-Württemberg (FF)
Querschnittsleistungen BMI Berlin (FF), Brandenburg (MA), Hamburg (MA), Thüringen (MA)
Recht & Ordnung BMJ / BMI
Sachsen (FF)
Steuern & Zoll BMF Hessen (FF), Thüringen (MA)
Umwelt BMUV Schleswig-Holstein (FF), Rheinland-Pfalz (FF), Nordrhein-Westfalen (MA)
Unternehmensführung & -entwicklung BMWK Hamburg (FF), Bremen (MA), Nordrhein-Westfalen (MA), Thüringen (MA)

© BMI 2022

OZG-Reifegradmodell

Wann gilt eine Verwaltungsleistung als tatsächlich digitalisiert für die Öffentlichkeit? Das Onlinezugangsgesetz macht hierzu keine Festlegung, ab wann eine Verwaltungsleistung gesetzeskonform elektronisch angeboten wird. Ziel des Onlinezugangsgesetzes ist es jedoch, die Nutzung von Verwaltungsleistungen durch Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen zu verbessern und legt nahe, dass Online-Leistungen möglichst durchgängig digital und nutzerfreundlich angeboten werden sollen. Das Modell der EU-Kommission (Europäische Kommission 2018: eGovernment Benchmark 2018, S. 33) zur Messung der Online-Verfügbarkeit von Verwaltungsleistungen bietet eine geeignete Grundlage für die Klassifizierung von der Online-Verfügbarkeit. Darin werden die Stufen 0 (Offline) bis 4 (Online-Transaktion) unterschieden (siehe Tabelle).

Im Rahmen der Single-Digital-Gateway-Verordnung müssen ausgewählte Verwaltungsleistungen (Annex II) vollständig digital angeboten werden, d. h. in Stufe 4 (Once-Only-Prinzip) verfügbar sein.

Wann gilt eine Verwaltungsleistung als tatsächlich digitalisiert für die Öffentlichkeit? Das Onlinezugangsgesetz macht hierzu keine Festlegung, ab wann eine Verwaltungsleistung gesetzeskonform elektronisch angeboten wird. Ziel des Onlinezugangsgesetzes ist es jedoch, die Nutzung von Verwaltungsleistungen durch Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen zu verbessern und legt nahe, dass Online-Leistungen möglichst durchgängig digital und nutzerfreundlich angeboten werden sollen. Das Modell der EU-Kommission (Europäische Kommission 2018: eGovernment Benchmark 2018, S. 33) zur Messung der Online-Verfügbarkeit von Verwaltungsleistungen bietet eine geeignete Grundlage für die Klassifizierung von der Online-Verfügbarkeit. Darin werden die Stufen 0 (Offline) bis 4 (Online-Transaktion) unterschieden (siehe Tabelle).

Im Rahmen der Single-Digital-Gateway-Verordnung müssen ausgewählte Verwaltungsleistungen (Annex II) vollständig digital angeboten werden, d. h. in Stufe 4 (Once-Only-Prinzip) verfügbar sein.

Stufe 0 Stufe 1 Stufe 2 Stufe 3 Stufe 4
Offline Information Formular-Assistent Online-Leistung Online-Transaktion
Auf der Behörden-Webseite sind keine Informationen zur Leistung vorhanden. Auf der Behörden-Webseite sind Informationen zur Leistung vorhanden. Es wird eine Funktion angeboten, die beim Ausfüllen des Formulars o. ä. unterstützt. Eine Online-Beantragung ist nicht möglich. Die Beantragung der Leistung kann einschließlich aller Nachweise online abgewickelt werden. Die Leistung kann vollständig digital abgewickelt werden. Für Nachweise wird das Once-Only-Prinzip umgesetzt.
Stufe 0 Stufe 1 Stufe 2 Stufe 3 Stufe 4
Offline Information Formular-Assistent Online-Leistung Online-Transaktion
Auf der Behörden-Webseite sind keine Informationen zur Leistung vorhanden. Auf der Behörden-Webseite sind Informationen zur Leistung vorhanden. Es wird eine Funktion angeboten, die beim Ausfüllen des Formulars o. ä. unterstützt. Eine Online-Beantragung ist nicht möglich. Die Beantragung der Leistung kann einschließlich aller Nachweise online abgewickelt werden. Die Leistung kann vollständig digital abgewickelt werden. Für Nachweise wird das Once-Only-Prinzip umgesetzt.

In den Stufen 0 bis 2 können keine Anträge bzw. Daten digital von der Nutzerin bzw. dem Nutzer zur Verwaltung übermittelt werden. Dies ist erst in der Stufe 3 gegeben, hier können Antragsdaten mitsamt allen Nachweisen von der Nutzerin bzw. dem Nutzer zur Verwaltung übermittelt werden. In Stufe 3 ist es zusätzlich möglich, dass sich die Nutzerin bzw. der Nutzer mit einem Servicekonto anmelden kann und darüber digitale Bescheide der Behörde erhält. In Stufe 4 muss die Nutzerin bzw. der Nutzer keinerlei Nachweise mehr erbringen, da die Antragdaten in der Verwaltung bereits vorliegen und mit einem Einverständnis der Nutzerin bzw. des Nutzers datenschutzkonform in anderen Verwaltungsverfahren wiederverwendet und zwischen Behörden ausgetauscht werden können.

In den Stufen 0 bis 2 können keine Anträge bzw. Daten digital von der Nutzerin bzw. dem Nutzer zur Verwaltung übermittelt werden. Dies ist erst in der Stufe 3 gegeben, hier können Antragsdaten mitsamt allen Nachweisen von der Nutzerin bzw. dem Nutzer zur Verwaltung übermittelt werden. In Stufe 3 ist es zusätzlich möglich, dass sich die Nutzerin bzw. der Nutzer mit einem Servicekonto anmelden kann und darüber digitale Bescheide der Behörde erhält. In Stufe 4 muss die Nutzerin bzw. der Nutzer keinerlei Nachweise mehr erbringen, da die Antragdaten in der Verwaltung bereits vorliegen und mit einem Einverständnis der Nutzerin bzw. des Nutzers datenschutzkonform in anderen Verwaltungsverfahren wiederverwendet und zwischen Behörden ausgetauscht werden können.

OZG-Reifegradcheck

Zur Bestimmung des Reifegrades einer Verwaltungsleistung anhand der fünf Stufen des Reifegradmodells wurde ein Reifegrad-Check vom BMI entwickelt (abrufbar unter "Mehr zum Thema" oder unter "OZG-Tools"). Dieses Tool umfasst zehn Kriterien, die erfüllt sein müssen, um eine bestimmte Stufe zu erreichen. Dabei entscheidet das Kriterium mit der geringsten Stufe über die Gesamteinschätzung der Verwaltungsleistung. Nach Beantwortung der Fragen kann eine Gesamtbewertung in der Excel-Datei abgelesen werden.

Neben dem OZG-Reifegradcheck können weitere OZG-Arbeitshilfen auf unserer Seite "OZG-Tools" unter dem Menüpunkt Service abgerufen werden.

OZG-Reifegradcheck

Zur Bestimmung des Reifegrades einer Verwaltungsleistung anhand der fünf Stufen des Reifegradmodells wurde ein Reifegrad-Check vom BMI entwickelt (abrufbar unter "Mehr zum Thema" oder unter "OZG-Tools"). Dieses Tool umfasst zehn Kriterien, die erfüllt sein müssen, um eine bestimmte Stufe zu erreichen. Dabei entscheidet das Kriterium mit der geringsten Stufe über die Gesamteinschätzung der Verwaltungsleistung. Nach Beantwortung der Fragen kann eine Gesamtbewertung in der Excel-Datei abgelesen werden.

Neben dem OZG-Reifegradcheck können weitere OZG-Arbeitshilfen auf unserer Seite "OZG-Tools" unter dem Menüpunkt Service abgerufen werden.

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